این مطلب را برای دوستانتان هم ارسال کنید :


تفویض اختیار چگونه و تا کجا؟

تفویض اختیار چگونه و تا کجا؟


زمان تقریبی مطالعه 5دقیقه
اختیار از جمله مفاهیمی است كه در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا می كند و در علوم اداری مدیریت نیز از پیچیده ترین موضوعاتی است كه دیدگاههای مختلفی در باره آن بیان شده است. به عقیده مسایمون: اختیار یعنی قدرت تصمیم گیری برای هدایت فعالیت ها و اعمال دیگران. هنری فایول میگوید: اختیار حق دستوردهی و اعمال قدرت در جهت اطاعت صحیح است. 
در رابطه به منبع و منشا اختیار رسمی در سازمان دو نظر مهم وجود دارد: 
نظریه كلاسیك: كه بر طبق این نظریه اختیار از راس ساختار رسمی یك سازمان سر چشمه گرفته و به سطوح پایین درجهت مرئوسین جریان می یابد بدین معنا كه اختیار مدیران در هر سطحی از سازمان، از مدیران سطوح بالاتر مشتق می شود. 
نظریه پذیرش: بر طبق این نظریه اختیار از ما فوق بستگی به تمایل و رغبت مرئوسین در پذیرفتن آن دارد. اگر مرئوسین اختیار را نپذیرند آن واقعیت وجود نخواهد داشت. 
 
 
تفویض اختیار: 
تفویض اختیار عبارت است از اینكه مدیر قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین انتقال دهد. همین كه تعداد كاركنان سازمان از یك نفر تجاوز كرد انتقال اختیارات عملا انجام می گیرد. عمل تفویض اختیارات با توسعه سازمان اهمیت بشتری پیدا می كند تا حدی كه ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نیست. تفویض اختیار شامل:
_ واگذاری وظایف از طرف رییس به مرئوسین بلا واسطه. 
_ اعطای جایزه یا اختیار و حق تصمیم گیری به منظور انجام تعهدات استفاده از منابع مالی و انسانی و سایر اقداماتی كه برای اجرای وظایف محوله لازم است می باشد. 
_ تعیین مسئولیت مرئوسین در مقابل رییس برای حسن انجام وظیفه بر اساس معیار و موازینی كه قبلا انتخاب شده است. 
ضرورت تفویض اختیار:
سازمان‌ها علاوه بر اینكه مجموعه‌ای از انسانها را در خود جای داده‌اند، نوعی سیستم تصمیم¬گیری و پردازش اطلاعات نیز هستند. سازمان¬ها تحقق اهداف خود را از طریق هماهنگی تلاش‌های گروهی تسهیل می‌كنند. تصمیم‌گیری و پردازش اطلاعات عوامل كلیدی این هماهنگی محسوب می‌شوند. توانایی مدیران برای دقت در خصوص داده‌های اطلاعاتی كه دریافت می¬كنند، محدود است و هر مدیر میزان محدودی از اطلاعات را می¬تواند پردازش كند. برای جلوگیری از وقوع پدیده انباشتگی اطلاعات و اطلاعات بیش از ظرفیت نزد مدیران، مدیران باید اتخاذ برخی از تصمیم¬ها را به دیگران واگذار كنند. بعلاوه سازمان‌ها باید در مقابل تغییرات محیطی از خود واكنش نشان دهند. عدم تمركز این واكنش را تسریع می‌كند؛ زیرا لازم نیست پردازش اطلاعات سلسله مراتب سازمانی را طی كند. همچنین عدم تمركز باعث می‌شود كه داده¬های اطلاعاتی بیشتری در فرایند تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار گیرند. به علت مشاركت كاركنان در فرایند تصمیم‌گیری، عدم تمركز در تصمیم‌گیری موجب انگیزش [بیشتر] می‌شود. یكی دیگر از جنبه‌های عدم تمركز فرصت¬های آموزشی است كه برای مدیران رده پایین بوجود می¬آید. اما نكته كه باید مورد توجه صورت بگیرد اینست كه این تفویض اختیار باید طبق نظم و اصولی صورت بگیرد. و علمای مدیریت این اصول را طور ذیل بر شمردند:
1_ تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممكن است نه نسبت به تمام آن 
2_ انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض كننده را سلب نمی كند.
3_ تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود، زیرا نمی توان كسی را مسئول نتایج عملی دانست كه اختیارات كافی برای انجام آن نداشته است. 
4_ تفویض اختیارات قابل فسخ است و تفویض كننده می تواند كسی را مسئول نتایج عملی دانست كه اختیارات كافی برای انجام آن نداشته باشد.
5_ تفویض اختیار باید توام با تمركز نظارت باشد. یكی از اصول كلی كه باید همیشه در تفویض در نظر گرفته شود حفظ نظارت مركزی است. 
6_ رعایت اصل استثنا زیر دستان باید بر اساس اختیارات تفویض شده تصمیم گیری كنند و اموری را كه حق تصمیم گیری در امور آنها را ندارند به مقام ما فوق ارجاع كنند. 
با وجود این مسایل تفویض اختیار به سادگی صورت نپذیرفته و یك سری عوامل وجود دارد كه باعث میشود مدیران از تفویض اختیار سر باز زنند. یعنی تفویض اختیار همانند دیگر راهبردها و اصول مدیریت با تنگاها و محدودیت هایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به رییس، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل مطالعه و بررسی است. برخی از انی موانع قرار ذیل بر شمرده میشوند: 
1_ برخی از مقامات تصور میكنند كه خود بهتر از دیگران میتوانند تصمیم گیری كنند. بنا بر این تفكر مطلق برتری تصمیم گیری مدیر مانع تفویض اختیار است.
2_ نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و بیم از اینكه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیر دستان قرار گیرد. 
3_ فقدان ثبات عاطفی و عوامل روانی مانند خودخواهی احساس تزلزل مقام و از دست دادن سمت و شتابزدگی.
4_ ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسایل و اطلاعات.
5_ اعتقاد به اصالت قانون و برتری تمركز اختیارات.
برای برطرف شدن این موانع باید اقدامات ذیل روی دست گرفته شود: 
1_ تفویض اختیار باید كاملا به وضوح مفهوم باشد.
2_ برای تفویض اختیار كاركنان باید به طور مناسب انتخاب شوند و آموزش های لازم را ببینند.
3_ انگیزش زیردستان: مدیریت باید از نیازها و هدفهای زیر دستان آگاه باشد. افزایش مسئولیت كاركنان به خودی خود ممكن است موجب انگیزش نشود. لذا به همراه آن باید مشوق های كافی مانند ترفیع شرایط كاری بهتر یا پاداش های مالی به وجود آورد.
4_ اغماض در مورد اشتباهات زیر دشتان.
5_ استقرار كنترل كافی.
 

 


این مطلب را برای دوستانتان هم ارسال کنید :